Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Generalidades

Este documento establece las políticas de tratamiento de datos personales de KSoft S.A.S., identificada con NIT 900.364.630-7 (en adelante, la Empresa). Describe los mecanismos mediante los cuales la Empresa gestiona los datos personales y empresariales recolectados en sus bases de datos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para permitir a sus titulares ejercer el derecho de hábeas data.

Responsable del tratamiento

KSoft S.A.S. es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Bogotá, constituida por documento privado de asamblea de accionistas del 19 de junio de 2010 e inscrita el 21 de enero de 2010 bajo el número 01392732 del libro IX. Sus datos de contacto son:

Definiciones y principios

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de KSoft, individualmente o en asociación con otros.
• Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada, sujeta a la ley y a las disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: el tratamiento debe responder a una finalidad legítima, conforme a la Constitución y la ley, que se informe al titular.
• Libertad: el tratamiento requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo que exista una excepción legal o una orden judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se deben tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: el titular puede obtener de KSoft o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites legales y constitucionales. Solo pueden tratar los datos las personas autorizadas por el titular o por la ley. Los datos que no sean públicos no estarán disponibles en Internet u otros medios masivos, salvo que el acceso pueda controlarse y restringirse a titulares o terceros autorizados.
• Seguridad: KSoft aplica medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los registros contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para asuntos de privacidad, puede escribir a privacidad@ksoftonline.com.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento de datos que no sean públicos deben mantener su reserva, incluso después de terminada su relación con las actividades de tratamiento. Solo podrán suministrar o comunicar datos para actividades autorizadas por la ley y esta política.

Contenido de las bases de datos

Las bases de datos de KSoft S.A.S. pueden almacenar información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). Según la naturaleza de cada base de datos, también pueden incluir datos específicos necesarios para el tratamiento correspondiente.

Las bases de datos de empleados y contratistas incluyen además información sobre historia laboral y académica, así como datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral. Se podrá almacenar información sensible con autorización previa del titular, conforme a los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

Tratamiento de la información

La información de las bases de datos de la Empresa puede ser recolectada, intercambiada, actualizada, procesada, reproducida, compilada, almacenada, usada, sistematizada y organizada, parcial o totalmente, para las finalidades aquí establecidas.

La información puede entregarse, transmitirse o transferirse a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados y subsidiarias únicamente para cumplir las finalidades de la base de datos correspondiente. Cuando sea necesario, estas operaciones estarán sujetas a compromisos para salvaguardar la confidencialidad. La política fuente contempla que la información personal o empresarial, incluida la sensible, pueda transferirse, transmitirse o entregarse a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.

En cumplimiento de deberes legales, KSoft S.A.S. puede suministrar información personal a entidades judiciales o administrativas. La Empresa velará por el uso correcto de datos personales de menores de edad, el cumplimiento de los requisitos legales y la protección de su interés superior.

Cookies y tecnologías de analítica

Con tu autorización, este sitio utiliza Google Analytics 4 y Microsoft Clarity para conocer cómo se navega y mejorar el contenido y el funcionamiento del sitio. Estas herramientas pueden procesar información técnica y de interacción, como las páginas visitadas, el navegador y el dispositivo utilizados y las acciones realizadas durante la visita.

Los scripts de analítica solo se cargan cuando aceptas esta categoría. Si la rechazas, puedes seguir navegando normalmente y no se cargan esos scripts. La elección se guarda en el almacenamiento local del navegador para recordarla; puedes cambiarla en cualquier momento desde “Preferencias de cookies”, en el pie de página.

Después de aceptar, los proveedores pueden utilizar cookies o identificadores de analítica. Los nombres y la duración efectivos dependen de la configuración de cada servicio.

Finalidades

La información recolectada tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo del objeto social de KSoft S.A.S., que comprende:

1. Asesoría y consultoría para la administración, operación y procedimientos de las organizaciones.
2. Gestión de información y tecnologías informáticas.
3. Consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas.
4. Monitoreo de infraestructura y sistemas de información.
5. Administración de infraestructura.
6. Virtualización de servidores de aplicaciones y servidores.
7. Diseño e implementación de software.
8. Lineamientos y dirección de desarrollo.
9. Integración de sistemas de información.
10. Gestión de procesos de negocio.

Además, KSoft S.A.S. conserva la información necesaria para:

1. Cumplir obligaciones legales.
2. Cumplir obligaciones contractuales.
3. Llevar a cabo procesos de negociación.
4. Llevar a cabo procesos estadísticos.
5. Ofrecer productos y servicios en general.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se conserva para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones laborales, civiles y comerciales.

Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares pueden:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante KSoft S.A.S. o sus encargados, incluidos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, cuyo tratamiento esté prohibido o que no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando esta no sea requisito para el tratamiento conforme al artículo 10 de la ley.
3. Solicitar información sobre el uso que KSoft S.A.S. o el encargado ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley y a las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Según la política fuente, la revocatoria o supresión procede cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que KSoft S.A.S. o el encargado incurrió en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales o empresariales que hayan sido objeto de tratamiento.

Obligaciones de KSoft S.A.S.

La Empresa deberá:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, en las condiciones previstas por la ley.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información y comunicar oportunamente al encargado las novedades para mantenerla al día.
7. Rectificar la información incorrecta y comunicarlo al encargado.
8. Suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado, cuando corresponda.
9. Exigir al encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar consultas y reclamos en los términos señalados por la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para cumplir la ley y atender consultas y reclamos.
12. Informar al encargado cuando un titular haya presentado un reclamo y la información esté en discusión, mientras el trámite no haya finalizado.
13. Informar al titular, cuando lo solicite, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando ocurran violaciones de los códigos de seguridad que impliquen riesgos en la administración de la información.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Consultas y reclamos

Las peticiones, quejas o reclamos relacionados con el manejo de datos personales pueden dirigirse a:

La política fuente indica un plazo máximo de quince (15) días hábiles para atender un reclamo, contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo dentro de ese plazo, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: el titular o causahabiente podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante KSoft. El documento fuente también señala el correo privacidad@ksoftonline.com para este trámite.

Vigencia y conservación

Según el documento fuente, estas políticas de tratamiento de información personal están vigentes desde el 30 de noviembre de 2014. KSoft S.A.S. se reserva el derecho de modificarlas, dentro de los términos y límites previstos por la ley.

Las bases de datos se mantendrán mientras la Empresa desarrolle su objeto y mientras sea necesario para cumplir obligaciones legales, particularmente laborales y contables. Los datos podrán eliminarse a solicitud del titular siempre que ello no contraríe una obligación legal de KSoft S.A.S. ni una obligación contenida en un contrato entre la Empresa y el titular.